ראשי

ניהול מרחוק בעידן הקורונה / גור בן דוד

אפריל 1992  – מוניתי לתפקיד טייס ראשי בצי מטוסי 737B בחברת ארקיע.  מנהל צעיר, באחריותי כ 40 טייסי הצי (קברניטים וקצינים ראשונים) 2 מטוסים המופעלים לטיסות  פנים ארציות לאילת ולטיסות צ’רטר בינלאומיות לכ 35 יעדים ברחבי אירופה.
תפקיד ניהולי של 24/7  פעילות מסביב לשעון וכך גם האירועים והאתגרים.

בפעם הראשונה בחיי התמודדתי עם “ניהול מרחוק” – ניהול של עובדים ללא מפגש פיזי, עובדים שאינך פוגש יום במשרד ולעתים גם במשך מספר שבועות. טייסים כידוע מגיעים מהבית לטיסה ובגמר הטיסה חוזרים לביתם וחוזר חלילה. רק מדי כמה שבועות ביום הדרכה משותף אתה פוגש אותם כקבוצה וגם אז חלקם בחו”ל וחלקם בטיסות או במנוחה.

איך לנהל ? איך להפעיל סמכות ? איך לבצע בקרה ? איך להניע למוטיבציה ? עבודת צוות ? הדרכה ? ועוד כהנה דילמות ניהוליות…
פיתחתי וגיבשתי לי אז תובנות ומנגנוני ניהול שנתנו מענה לקשיים ולאתגרים. וכל זאת אז ללא אינטרנט , ללא זום, וללא טלפונים סלולריים  ….

מרץ 2020   מגפת קורונה עולמית המחייבת ריחוק חברתי ובידוד.
משרדים וארגונים נאלצים לסגור את שעריהם ולעבור ל “עבודה מהבית”.  לפתע  טכניקות ומנגנוני הניהול שהורגלנו להם אינם ישימים, לא ניתן לסייר במשרדים לבקר להנחות , לא ניתן לקיים ישיבות עבודה במשרד, לא ניתן להסתכל בעיניים לעובדים, לשמוע הערותיהם לחוש את תחושותיהם, אין את “פינת הקפה” והארוחה המשותפת, ואפילו הכנה לפגישה חשובה והכנת מצגת הופכים לתהליך מסורבל וקשה.

Screen Shot 2020-08-03 at 16.49.19

איך מייסמים תובנות 1992 להמלצות ל”ניהול מרחוק” בעולם קורונה 2020

 

המטלות והמשימות  – יש להגדיר מטלות ומשימות כמותיות/איכותיות (פרויקטליות) ולא יעדי זמן ושעון נוכחות.  יש לתחם את המטלות ביעדי לו”ז כמובן, ואם ניתן אף לשקול תמריצים לרמת ביצוע גבוהה.
מן הסתם בחלק מהמחלקות יהיה צורך להגדיר מחדש את היעדים והמטלות שיתאימו לשיטת העבודה מהבית .
ברוב המקרים נתאים את שגרות העבודה למצב החדש.
חשוב שהגדרות אלו יתבצעו עם העובד ובשקיפות ותיאום ציפיות מלא.

 

מנגנוני דיווח ובקרה – אחד הנושאים המאתגרים הוא מערכת הדיווח ההדדית בין המנהל לעובד. מאחר ואין נגישות מיידית וקלה יש מקום להגדיר את כללי הדיווח: מה מדווחים (זמנים, תכנים), מתי , באיזה מדיה (סלולר, דו”ח דיגיטלי, שיחת וידאו, קובץ אקסל ועוד). 
חשוב גם להגדיר אפשרות של תקשורת אד הוק (לעזרה, הנחיה, שאילתה וכו) – באיזה מצבים ואיך.
על מנת לחסוך בזמן תקשורת ניתן להגדיר מנגנוני בקרה אוטומטיים בהם המנהל יכול לראות את היקף ותוכן הפעילות מהבית .
קיימות תוכנות שונות לניהול פרויקטים, משימות, יעדים בהן ניתן להגדיר אבני דרך, לו”ז, משאבים וכו’  שניתן לאמץ לצורך בקרת ביצוע.

 

ערוצי תקשורת פתוחים – אחד האתגרים של המנהל הוא לשמר את “הדלת הפתוחה” והתקשורת הישירה והבלתי אמצעית להתייעצויות והבהרות של העובדים במהלך יום העבודה.  מומלץ להגדיר חלונות זמן במהלך היום הזמינים לתקשורת כזו במידת הצורך. בזמנים המוגדרים האלה המנהל זמין לעובד ומנגד יכול ליזום “ביקורי בית” אינטרנטיים לשיחת עדכון קצרה –  מה נשמע ?  איך מתקדם?  יש קשיים ? וכו.
(אבל … אל תשב לו על הראש  – תן לו לעבוד !!).
אמצעי התקשורת המגוונים היום במדיה הדיגיטלית מאפשרים מגוון דרכי התקשרות (שיחת טלפון, שיחת וידאו, זום, ווטסאפ ועוד.)

 

תקשורת בינאישית – פגישות אישיות , פידבק – מעבר לנושאי העבודה חשוב לזכור שהקשר הבינאישי שבין המנהל לעובד נפגע מאד, אין קשר עין, אין שיחות מסדרון, אין מפגשים לא פורמליים. יש צורך להגביר את הקשב (פניון תודעתי) לעובד ולרחשי ליבו.   יש ערך רב לתזמן פגישות אישיות בתדירות גבוהה יותר מהרגיל מול העובד – ניתן לבצע פגישות דיגיטליות כמובן אך אחת לתקופה חשוב לבצע גם פגישה אישית פרונטלית “בעיניים”.

 

פגישות צוות – בעבודה מהבית נפגעת מאד עבודת הצוות ואווירת הצוות. כל עובד ספון בביתו וענייניו. את נושא פגישות הצוות ניתן לחלק ל 2 קבוצות :
1. פגישות צוותי עבודה משימתיים לדיון בנושאי עבודה מקצועיים מוגדרים.
2. פגישות צוות כלליות לנושאי עדכונים, הדרכות, גיבוש והחלפת דעות.
מומלץ מאד להגדיר פגישות צוות אלו כחובה לחיבור כל ה”יחידים” לקבוצה.
במחלקות מסוימות (תפעוליות ואחרות) ניתן אפילו להגדיר “דיון בוקר” קצר משותף בו יוצגו תוכניות העבודה לאותו יום, או אפילו פגישת תחקיר יומי, או שבועי.
הדרכות עובדים ומצגות לצוות גם הן ישובצו בפגישות החובה המשותפות.
בכל פגישה דיגיטלית יוגדר מנהל הדיון ולידו מומלץ להגדיר עוזר  שינהל את הטכנולוגיה, ירכז הערות הצוות, יעלה את המצגות ויעזור בניהול הזמן. פונקציית העוזר מפנה קשב רב למנהל/המרצה  לעסוק בעיקר ובמהות.     

 

 

עידוד /שימור הנעה ומוטיבציה  – יש ערך רב בהידוק הקשר שבין העובדים לארגון , הריחוק הפיזי אסור שיפגע בתחושת השייכות, ב”גאוות היחידה” , במעורבות והאכפתיות.
לצורך כך תפקיד המנהל לשקף להציג ולעדכן את העובדים לנעשה בארגון, מהלכים עסקיים, תוצאות, תוכניות, חדשות .  ניתן כמובן גם לייצר פגישות זום עם בעלי תפקידים נוספים שיציגו את פעילותם בארגון.  בהקשר זה יש להנחות ולהפעיל את מחלקות משאבי האנוש לייצר מהלכים “עד הבית” להידוק הקשר עם העובד, המשפחות והילדים ולדאגה ועזרה ככל הניתן ובמידת הצורך למשפחה.

לסיכום

בעידן  מגפת הקורונה והצורך בריחוק חברתי ועבודה מהבית האתגר של מנהל לקיים את מנגנוני ושגרות הניהול מחייב חשיבה מחדש, שינוי הרגלים ותפיסות  והתאמה למצב החדש.

העבודה בקרבה הפיזית מספקת ערכים מוספים רבים לתהליכי הניהול ולקשר עם העובדים ויש צורך חשוב לפתח תהליכים חלופיים בעבודה מהבית.

חשוב לבצע את כל השינויים וההתאמות  בחשיבה משותפת עם העובד תוך הגדרות מדויקות ותיאום ציפיות לשיטות העבודה וההתנהלות.

גור בן דוד 

Screen Shot 2020-08-03 at 16.41.31

שחקן כדורסל בליגת העל ובנבחרת ישראל, דרך היותי טייס קרב בחיל האויר. במשך למעלה מ 40 שנה קברניט בכיר במטוסי סילון בטיסות בינלאומיות בחברות תעופה וכלה בהיותי מנהל בכיר למעלה מ 25 שנה בחברות ארקיע,  ישראייר (משנה למנכ”ל), ומנכ”ל בקבוצת נייר חדרה .
כמנכ”ל מכיר היטב את ההתמודדות הניהולית עם כלל מגזרי הארגון השונים .
בשנתיים האחרונות מלווה כמנטור אישי מנכ”לים ומנהלים בכירים בארגונים שונים .

הראה עוד

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

Back to top button
Close